1. לנקות את תיבת הדואר הנכנס בדואר האלקטרוני שלכם
מספיק לשמור מיילים שטופלו, אל תפחדו למחוק הכל גם ככה נשאר בתיבת הפריטים שנמחקו, שמרו לעצמכם תיבת דואר נכנס ריקה או כזו שמכילה רק פריטים שטרם התחיל או הסתיים הטיפול בהם. דמיינו שתיבת הדואר הנכנס היא בדיוק כמו השולחן שלכם, שולחן עמוס מייצר בלאגן בראש ועמוס מנטאלי וכך גם תיבת דואר עמוסה.
2. לנקות את שולחן העבודה
לנקות מכל האייקונים, לסדר בתיקיות, שולחן העבודה במחשב שלכם הנו מראה לשולחן העבודה ובדיוק כמו שלא הייתם רוצים שכל משימה פתק או דף נשמרים עליו כך גם שולחן העבודה לא נועד לשמירה זמנית של דברים או לאגירה של משימות שבוצעו, מחקו מה שטופל ולא רלוונטי וסדרו בתקיות את מה שנחוץ, טיפ זהב – כשסיימתם אם עדיין נשארו לכן הרבה אייקונים צרו תקייה אחת כללית שתקראו לה שולחן עבודה ישן ופשוט תגררו אליה את כל מה שנשאר ועוד לא החלטתם או הספקתם לטפל בו.
3. שיחות חתך עם העובדים
ברוב העסקים בפסח יש יותר פנאי ושלא כמו בצבא לא מוציאים את הצוות ל"הדממה" נצלו את הזמן ביעילות לקיים שיחות חתך עם הצוות שלכם, קיימו שיחו אישיות של 15-30 דק' עם כל חבר צוות על השאיפות שלו, איך הוא רואה את עצמו בחברה עוד 3 שנים, מה הוא היה משנה בחברה או בתפקידו מה הוא חושב שצריך לייעל, מה הדבר הראשון שהוא היה מטפל בו אילו הוא היה המנכ"ל, בדקו אם יש עזרה מסויימת שהוא צריך בתפקידו ובכלל איך הולך לו בחייו האישיים.
4. לעשות סדר וריענון בנהלים
מכירים את זה שאם כל הזמן אומרים שחשוב לכתוב נהלים ואין לכם זמן, אז עכשיו יש לכם זמן, ערכו רשימה מסודרת של כל הנהלים שחסרים לכם ועם האוכל בא התאבון ככל שתתחילו לעשות סדר ולכתוב נהלים אתם תראו שיעלו לכם רעיונות לשלל נהלים נוספים. נהלים ישמרו לכם על עסק יציב והם אחד הנכסים החשובים שקיימים בכל ארגון.
5. לעשות סדר במשימות
לנקות מה שעשינו או מה שלא רלוונטי – כל אחד מאיתנו מנהל משימות באופן שונה, לא משנה אם אתם שומרים אותם בתוכנה כזו או אחרת, בפתקים או בראש, משימות הן משימות הן צריכות להתבצע, חוסר סדר יכול לבוא לידיי ביטוי במשימות שהסתיימו וטרם נמחקו מהרשימה, בעומס של משימות לא לפי קטגוריות והגרוע מכל משימות שלא ממוינות לפי סדר חשיבות. נקו את המשימות, מיינו אותם ואם נשאר זמן פנוי החלו לחסל אותן אחת אחת אתם תראו שכלל שתטפלו ביותר משימות יתפנה לכם יותר זמן מנטאלי כי עומס של משימות מעמיס עלינו במהלך הפעילות השוטפת בדיוק כמו שריבוי חלונות פתוחים במחשב מאט את המחשב בכל משימה שאתם מטפלים.
6. לכתוב צ'ק ליסט
צ'ק ליסט הוא רשימה של משהו שחוזר על עצמו בכל פעם מחדש באותה צורה לדוגמא צ'ק ליסט קליטת עובד חדש שכוללת חוזה עבודה, טופס 101, הגדרת שעון נוכחות, הגדרת תיבת דוא"ל וכו' כשעובדים עם צ'ק ליסטים לא טועים ולא שוכחים לכן הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות הוא לחפש איפה יש לכם הכי הרבה פספוסים ולהתחיל עם הצ'ק ליסט הזה, אם מדובר תמיד בהעמסת רכב לפני יציאה לשטח תתחילו בזה ואם זה קורה בתהליך קליטת לקוח אז תתחילו בזה, בסופו של דבר לכל נושא צריך להיות צ'ק ליסט ובעסק שעובד עם מערכת ממוחשבת לניהול תהליכים מטמיעים את אותם צ'ק ליסטים ישירות בתוכנה, כך מוודאים ששום דבר לא נשכח או נופל בין הכיסאות.
7. סדר פיזי
במגירות, בשולחנות. להיפטר מכל מה שלא רלוונטי. בלאגן בשולחן שווה לבלאגן בראש, בלאגן בחדר או במשרד מייצר "רעש" מיותר, זה הזמן לתפוס איזור איזור ואם זה גדול עליכם תתחילו במגירה, תתפלאו לראות כמה דברים אתם מחזיקים במשרד שחלף זמנם וכל דבר כזה מסתיר מתחתיו משהו שיכול היה להיות יעיל יותר אם רק היה גלוי ולא מוסתר תחת ערימה של דברים לא נחוצים.
8. לעשות סדר עם הספקים
זה הזמן לעבור מחדש על רשימת הספקים תתחילו מאלו שאתם משלמים להם הכי הרבה ותעברו לאלו שהכי הרבה זמן לא בדקתם את ההתקשרות איתם. נהלו משא ומתן על הוזלה במחיר, שדרוג התנאים, בדקו מסלולים חדשים או שירותים חדשים. רוב הספקים לא יוזמים זאת בעצמם זה תפקידכם לבדוק מה השתנה, זכרו את חברות הסלולאר תמיד יש חבילות חדשות ובכל פעם שתפנו תזכו בהטבה כזו או אחרת, מי אמר שצריך לעצור בחברות הסלולאר, זה הזמן לעבור ספק ספק.
9. סדר בתזרים המזומנים
מרבית בעלי העסקים מזניחים את הנקודה הזו, בעל עסק שלא שולט על הכספים בעסק שלו יעשה טעויות בניהול הכספים, טעויות קטנות הן להוציא שיקים לתאריך לא נכון בחודש ובכך ליצור עומס על התזרים או להיכנס לחריגה זמנית בגלל תזמון הכנסות והוצאות לא נכון, לעיתים טעויות אלו רק פוגעות בדירוג האשראי אך ישנם מקרים שניהול לא נכון של התזרים גורם להחזרה של תשלומים ואף קריסה של העסק. ניהול תזרים מזומנים צריך להתבצע בכל עסק רווחי או הפסדי זה כלל לא משנה והוא חייב להתבצע באמצעות תוכנה שיועדה לכך ולא טבלת אקסל או חס וחלילה פנקס כזה או אחר, אנחנו לא ב 1980.
10. אוטומציות
העידן החדש של העולם הדיגיטאלי מביא לבעלי עסקים בשורות מדהימות ואחת מהן היא אוטומציות, אוטמציה היא פעולה שמחב מבצע במקום אדם זו פעולה מחזורית שבכל פעם שתרחיש מסויים מתקיים פעולה אחרת מתקיימת לדוגמא בכל פעם שמישהו משאיר לכם הודעה באתר שתשלח לו הודעה עם פרטים שכיחים שלרוב אנשים מבקשים או לחלופין מודיע למי שהשאיר הודעה מתי יחזרו אליו, עולם האוטומציות רחב וכמעט כל מה שתעלו בדמיונכם אפשרי, אם פעם היו צריכים להודיע כשחבילה מוכנה, נאספה על ידי שליח, יצאה אליכם, הגיעה וכו' היה צריך נציג שיעדכן אתכם בטלפון כיום בכל שלב אפשר לייצר אוטומציה שתעשה זאת עבור העסק ואפילו לסיום היא יכולה לבצע סקר שביעות רצון, לזהות אם הדירוג נמוך ולהעביר זו אוטומטית למחלקת שימור לקוחות ואם הציון גבוהה לבקש מהאדם בהודעה נוספת לדרג אותנו 5 כוכבים. זה הזמן לצלול לעידן האוטומציות לחקור מה האוטומציות שיעזרו לעסק שלכם להתקדם ולהשתפר ולחסוך בעלויות כח אדם מיותרות.
11. ללמוד משהו חדש
יום שלא למדת בו משהו חדש הוא יום מבוזבז, כדי להוביל בכל תחום צריך להשתפר ואין השקעה טובה יותר מידע, זה הזמן לרכוש ספר חדש, תוכנה של ספרי אודיו שתשמיע לכם תוך כדי נהיגה או אימון את הספר הבא שמעניין אתכם, שפרו את עצמכם כדרך של שגרה ואזנו בין תחומים שאתם חזקים בהם לבין חלקים שיש לכם בהן צורך להשתפר.
12. לרענן את החזון של העסק
לרוב העסקים כלל אין חזון לאלו שיש חזון לא בטוח שכל העובדים בעסק מכירים אותו או זוכרים אותו ומי אמר שזה מוגבל רק לעובדים רק לקוחות וספקים הם חלק מהחזון, הוציאו את החזון בחנו אם הוא עדיין תקף או שצריך ריענון ואחרי שבחנתם אותו הפיצו אותו מחדש, קיימו עליו דיון עם הצוות, בחנו יחד דרכים למימוש טוב יותר של החזון, זה זמן לחשיבה שתוביל לעשייה.
13. סדר בלקוחות
לא כל הלקוחות זהים, יש כאלו שמכניסים יותר יש כאלו שרק מתלוננים והייתם שמחים לתרום אותם למתחרים ויש את אלו שצורכים מכם אנרגייה כמו עשרה אחרים. הכינו טבלה מסודרת של לקוחות ומיינו מאילו לקוחות כדאי להיפרד, משקל עודף שיורד מהעסק שלכם יפנה מקום לעסקים טובים וחדשים ועכשיו שברור לכם יותר מי הלקוחות שהייתם רוצים שיהיו לכם אני מבטיח לכם שיספק לכם הרבה יותר אושר ועושר.
14.סדר בהגדרה ״מי הלקוח שלי?״
משסיימתם את החלק הקודם עכשיו הבנתם מי באמת הלקוחות שאתם רוצים, הגיע הזמן לנתח מאיפה הגיעו הלקוחות האלו, מה הקמפיין השיווקי שהניב לכם את הלקוחות שאתם באמת רוצים, הכינו תוכנית פעולה לגיוס לקוחות נוספים מאותו הסוג והסבירו לכל מי שעוסק בתחום השיווק והמכירה מי הם הלקוחות המועדפים על החברה.
15. סדר בתמחור של העסק
תמחור מוצר לא צריך להתבצע על ידי בדיקה כמה המתחרה שלך תמחר את המוצר שלו כי מי יודע אולי חס וחלילה הוא תמחר לא נכון או שיש לו אסטרטגייה מכוונת לא להרוויח על המוצר הזה כדי למכור שירות אחר בכלל, תמחור צריך לקחת בחשבון את הוצאות הגלם, הוצאות התפעול, רמת ההתעסקות של ההנהלה אפילו לקחת בחשבון את קצב גלגול המלאי ואת הוצאות המימון שכרוכות בכך, כסיימנו לתמחר את הכל עלינו כמובן להעמיס את הרווח הרצוי ורווח אינו המשכורת שאנחנו מושכים או רוצים למשוך כבעלי עסק, את זה יש לכלול בהוצאות הנהלה וכלליות, רווח הוא מה שהיינו רוצים לקחת כבונוס על העבודה הקשה, ההשקעה והלילות ללא שינה.
16. סדר בניהול הזמן
זמן הוא משאב שאי אפשר לצבור ממנו ולכן כדאי לעשות בו שימוש חכם, נצלו את הזמן לעבור אחורה על השבוע האחרון או אפילו על החודש האחרון ובחנו על מה הלך לכם הכי הרבה זמן, מה היה אפשר להעביר למישהו אחר לטיפול, איך היה אפשר לקצר או לחסוך זמני נסיעה, עמידה בפקקים, לייעל זמן של פגישה, להעביר אותה למישהו אחר או בכלל לוותר על הפגישה באמצעות שיחה מקדימה.
17. לייעל את פגישות המכירה של הלקוחות
בעסקים קטנים מי שמבצע את פגישות המכירה הם בעלי העסק בעצמם ולכן יש לייחס לכך חשיבות גדולה, בחנו את הזמן שלוקח לכם בפועל לקיים פגישת מכירה, האם הזמן שאתם שומרים לה ביומן הוא הזמן הנכון, האם אתם קובעים הפסקות גדולות מדי או שמא לא משאירים מספיק זמן כדי לקיים פגישה יעילה ואולי יש לכם הרבה ביטולים וזמן מבוזבז ויש לעבוד על שיפור אישור ההגעה.
18. איך להגדיר משימות ביומן
הגדירו נוהל עבודה על היומן בין אם רק אתם מנהלים אותו או שמא יש לאנשים נוספים גישה ליומן תמיד מומלץ לנהל את היומן לפי צבעים, מבט אחד מראה לך מיד מה הולך להיות לך השבוע או היום ומה יש לשפר או לקזז. לדוגמא: כתום פגישת מכירה, ירוק פגישת עבודה, אדום פגישה עבודה בחוץ, ורוד פגישות פנימיות, צהוב זמן פרטי, הגדירו נוהל צבעים והפיצו אותו בין כל האנשים שמטפלים לכם ביומן חשוב לשמור על אחידות אחרת זה לא עובד.
19. סדר בשיווק
מתי בפעם האחרונה בדקתם מה הפלטפורמות היעילות ביותר עבור העסק שלכם, עדכנתם את הפרופיל שלכם, בדקתם שכל הקישורים עובדים, שדפי הנחיתה שהכנתם בעבר נראים ותפקדים בצורה טובה, שכשמשאירים פרטים זה אכן מגיע למקום הנכון, שמי שאמור לקבל את המיילים עדיין בתפקיד ותיבת הדואר האלקטרוני שלו עדיין נבדקת כדרך של שגרה. בנוסף אולי יש פלטפורמות שיווקיות שעוד לא נכנסתם אליהן וזה הזמן ללמוד ולהתחיל לעשות בהן שימוש נכון לרגע כתיבת שורות אלו אני אפתיע אתכם בנתון מעניין, 52% מהמשתמשים בטיק טוק שנתפסת כאפליקציה לילדים ונוער הם מעל גיל, כן קראתם נכון 52% מעל גיל 30 בטיק טוק, האם העסק שלכם שם?
20. סדר ברשימות התפוצה של הניוזלטרים שלנו
מי שעובד עם דואר אלקטרוני מכיר את התופעה שפותחים לכל דף נחיתה, לכל אירוע, לכל קהל רשימת תפוצה נפרדת ואז כשצריך להוציא ניוזלטר מפספסים כמות גדולה של קהל בדיוורים, הפתרון הוא פשוט לנצל את הזמן לעשות סדר בדיוורים ולאחד רשימות תפוצה, לייבא מרשימות משנה לרשימות ראשיות עד שיש סדר מוחלט. פעולה נוספת שמומלץ לעשות כדי לשפר את אחוז העבירות ולשפר את אחוזי הפתיחה, זה פשוט להכין רשימה נפרדת של הקהילה שלכם שפותחת את המיילים ולעשות רשימה נפרד של אלו שפותחים פעם באף פעם בדרך זו אתם משפרים את מערכת היחסים שלכם עם ספקיות הדיוור כי הם רואים שאחוזי הפתיחה טובים ויפסיקו לשלוח את המילים שלכם ישירות לספאם.
21. להכין דשבורד של סטטיסטיקות
מה שאתם לא מודדים אתם לא יכולים לנהל, לכל בעל עסק צריך להיות ממש ניהול בין אם באקסל או באמצעות תוכנה יעודית שמראה סטטיסטיקות שונות בעסק, ישנן סטטיסטיקות עיקריות כדוגמת: מכירות, הכנסות, חובות לגבייה, גודל רשימת תפוצה וכו' שכאשר בעל עסק לא עוקב אחריהן על בסיס שבועי הוא לא באמת מנהל הוא מתנהל. זה הזמן לשבת ולהכין לעצמכם לוח ניהול או במידה וקיים לבחון מה צריך להוסיף. המדידה צריכה ללכת אחורה 12 שבועות והמדידה צריכה להיות שבועית ולא חודשית אחרי הכל אתם רוצים 51 אפשרויות לתקן את מה שקרה שבוע שעבר ולא 11 חודשים. נהלו על בסיס שבועי ולא על בסיס חודשי.
22. סדר במחסן
מתי בפעם האחרונה פסעתם לאיזור הדמדומים בעסק שלכם, מחסן הפך להיות איזור איחסון חד כיווני אנחנו מעמיסים אותו בלי סוף ורק כשעוברים משרד זורקים דברים לא שימושים שלרוב זה לפחות חצי, נצלו את הזמן ל"סדר פסח" זו הזדמנות מצויינות להעניק לקהילה ולתרום דברים שלא צריכים.
23. סדר במלאי
גם בעסקים שאין מלאי צריך ניהול מלאי, טונרים של דיו, נייר מדפסת ושאר צרכי המשרד הם מלאי לכל דבר, בעסקים כמו שלנו יש מלאי שמורכב מספרים, ספלים שאנחנו מחלקים ומוכרים וגם הם מלאי, מבלי לדעת כמה ספרים נותרו במלאי ויש לנו כרגע 6 כותרים שונים לא נדע מתי לבצע הזמנה חוזרת ונפסיד הכנסות עתידיות כי נצטרך להסביר שאין כרגע במלאי, אל תחכו שיגמר נהלו מלאי מראש.
24. סדר בחנות המוצרים באתר, בפייסבוק ובוואטסאפ
להיפטר ממה שלא רלוונטי, אם עדיין אין לכם חנות אני ממליץ לכם בחום להסתכל על הסרטון שהעלנו איך מקימים חנות דיגיטלית סרטון מעולה של 9 דק' שילמד אתכם כל מה שאתם צריכים לדעת ולגמרי בחינם ואם יש לכם חנות זה הזמן לבדוק תמחור מוצרים, לעיתים שוכחים מבצע כזה או אחר הרבה אחרי שהוא נגמר, מוצרים שכבר אין במלאי, דברים שהחלטתם לא למכור יותר או פשוט לא העלאתם את כל מה שאתם כן יכולים למכור, כל אחד מאלה פוגע לכם בהכנסות, קדימה זה הזמן לסדר!
25. סדר בתכנים באתר או ברשתות החברתיות
מתי בפעם האחרונה טיפלתם בפרופיל הצוות באתר שלכם, עשיתם סדר ב"חדשות" או באירועים הקרובים. כשנכנסים לאתר שכתוב בקרוב…. על אירוע שכבר חלף זה משדר לצופה שיש כאן עסק לא רציני, תנהגו במקצוענות עברו על כל עמודים התוכן העיקריים באתר והרשתות החברתיות בדקו שהכל עדכני ורלוונטי.
אני מאחל לכם לצאת מעבדות לחירות או כמו שאני תמיד אומר שתזכו ל-"רווח ורווחה"
אם צריך עזרה אני תמיד כאן בשבילכם.
חג שמח!
אלעד הדר
elad@bizsuccess.co.il
