על מנת לאתר את מקור הפרשי עלויות המזון יש לבדוק בעסק שלכם את 35 תתי סעיפים הבאים:
- חשוב לזכור שברוב העסקים בתחום המזון, הפרשים בעלויות מזון הם לא בהכרח תוצאה של אחד הגורמים ברשימה אלא לרוב שילוב של מספר גורמים ברשימה העלול להצטבר לסכום גבוה ואז לייצר הפרשים בין התשלום המוערך לתשלום בפועל.
- המדריך נועד לעזור לאתר עלויות גבוהות בעלויות המזון בלבד וישנם גורמים נוספים העלולים להשפיע על עלויות התפעול.
טעויות בהתנהלות עם חומרי גלם:
מחירי חומרי הגלם עלו ללא שינוי בעלות המוצר ללקוח:
א. התייקרות של חומרי הגלם של המוצר עצמו (לחמים/ירקות/רטבים/תבלינים/אבקות/סירופים וכו').
כאשר חומרי הגלם מתייקרים העלות הכוללת של המנה גם מתייקרת וללא שינוי בתמחור האחוז היחסי של עלות חומר הגלם ביחס להכנסה יעלה.
ב. התייקרות של חומרי גלם נלווים (עטיפות, שקיות, סכו"ם חד"פ, קופסאות רטבים בצד, שקיות רטבים בצד, מפיות וכו')
– כאשר חומרי הגלם מתייקרים העלות הכוללת של המנה גם מתייקרת וללא שינוי בתמחור האחוז היחסי של עלות חומר הגלם ביחס להכנסה יעלה.
פתרון:
יש לבדוק את התמחור בכל פעם שיש עליית מחירים של חומרי הגלם וכאשר מבצעים שינוי בתמחור יש לקחת בחשבון גם את עליית המחירים הבאה של חומרי הגלם ובכך להמנע משינויי תמחור לעיתים קרובות.
הפרשים בין עץ מוצר תיאורטי (בכמה חומרים צריך להשתמש לכל מנה) לבין עץ מוצר בפועל (שימוש בכמויות חומרי גלם גדולות יותר מהנדרש להרכבת המנה):
בעת יצירת המנה, שמים כמויות יותר גדולות במנה מאשר הוגדר על פי התמחור של בשר/רוטב/ירקות/תוספות וכו'.
א. כאשר מתמחרים מנה מסוימת בהתאם לכמויות חומרי גלם מוגדרות מראש לכל מנה ואז משתמשים בפועל בכמויות חומרים גדולה יותר אז העלות למנה גבוהה יותר מהמתוכנן וכתוצאה מכך עלויות המזון בכללי גבוהות יותר.
ב. כאשר מגייסים עובדים חדשים כי לא מצליחים לשמר עובדים ותיקים ומנוסים זה טבעי כחלק מתהליך הלמידה, עובדים חדשים ישתמשו בכמויות גדולות יותר/יגרמו לבלאי גדול יותר של מוצרים על אותה מנה שעובד ותיק היה מייצר כראוי.
פתרון:
רצוי להשתמש בכלי מדידה כגון כפות/כוסות/משקל וכו', ע"י מדידה מדוייקת של הכמויות/משקל החומרים נוכל להימנע משימוש של כמויות גדולות יותר מכפי שהוגדר בעץ המוצר.
שימוש עצמי (עובדים/הנהלה) בחומרים שלא נלקח בחשבון בתמחור:
א. שימוש מורשה במוצרים כגון ארוחות/שתייה/קינוח וכו' לעובדים/מנהלים/ לקוחות – OTH (על חשבון הבית)
ב. שימוש מורשה בחומרי הגלם כגון עובדים/מנהלים שלוקחים הביתה באישור של המנהל/בעלים חומרי גלם כמו חלב/פירות/בשר/רטבים וכו'. (גם כאשר מעבירים לגורם שלישי ולא לוקחים בעצמם)
ג. שימוש לא מורשה במוצרים כגון עובדים/מנהלים המנשנשים/שותים/אוכלים מעבר למותר להם על פי המוגדר בארוחת עובד/מנהל.
ד. שימוש לא מורשה בחומרי גלם כגון עובדים/מנהלים שלוקחים הביתה ללא אישור חומרי גלם כמו פסטה/לחם/בקבוקי שתייה וכו'.
(גם כאשר מעבירים לגורם שלישי ולא לוקחים בעצמם)
– כאשר יש שימוש בחומרי גלם/מוצרים לכל צורך למעט עבור מכירתם, אז יש צורך בהזמנת חומרי גלם נוספים כדי להשלים את החומרים הדרושים לייצור מנות נוספות והזמנת חומרים נוספים מבלי להגדיל את ההכנסות יוצר עלויות גבוהות יותר של חומרי גלם.
פתרון:
יש להשתמש במערכת לניהול מלאי המתממשקת לקופה כדי לזהות את המוצרים שנצרכו ולהוריד אותם מהמלאי והזנה של מלאי חדש שהתקבל בשילוב של נוהל ספירת מלאי קבוע כל תקופה מוגדרת (רצוי שבועית לפחות על חלק מסויים של החומרים היותר יקרים או כאלו שקל לגנוב), להעביר נוהל מוגדר שאין להוציא שום חומר מבלי אישור של המנהל/בעלים ויש לדווח על כל מסירה של חומרי גלם/מוצרים שלא לצורך מכירתם.
חומרי גלם פגי תוקף הנזרקים:
א. הזמנת כמויות סחורה בעלת תוקף יחסית קצר בכמות גדולה מהנדרש, יותר מהכמות שניתן להשתמש בפועל לפני תאריך התפוגה.
ב. אין שימוש ב FIFO (לא משתמשים בחומר עם התוקף הקרוב ביותר), לפעמים נוח יותר לסדר את הסחורה החדשה שהגיע מקדימה במקום להוציא את הסחורה הישנה כדי לשים מאחורה את הסחורה החדשה עם התוקף הארוך ואז מקדימה את התוקף הקצר יותר כדי לבצע שימוש נכון במוצרים לפי התוקף.
– כאשר אין שימוש נכון בחומרי הגלם הקיימים, באופן טבעי יש צורך בהזמנה נוספת של חומרי גלם לשם החלפה של חומרי גלם פגי תוקף שמגדיל את העלויות המזון.
פתרון:
יש להכניס נוהל מסודר לכל העובדים כי יש לסדר את הסחורה כך שהתוקף הקצר יותר תמיד יהיה מקדימה ומוכן לשימוש והתוקף הארוך יותר יאוחסן מאחור כך שרק לאחר השימוש בתוקף הקצר ניתן יהיה להשתמש בסחורה עם התוקף הארוך יותר, יש לתייג במדבקות תאריך קבלה של סחורה וצפי פג תוקף (לדוגמה, ירקות/פירות שאין עליהם תאריך תפוגה כמו שיש על בקבוק שתייה או פחית שימורים) ונוהל נוסף למנהלים, כך שהמנהל אמור לבצע ביקורות יזומות לבדיקה של המלאי לפי אורך חיי מדף של המוצר.(מוצרים עם תוקף ארוך ייבדקו לעיתים רחוקות יותר ומוצרים עם תוקף קצר ייבדקו בתדירות גבוהה יותר)
הפרשים בין כמות חומרי הגלם שהוזמנו לכמות שהתקבלה בפועל:
א. כאשר מזמינים כמות מסוימת של סחורה ובתעודה מופיעה הכמות שהוזמנה אך בפועל סופק כמות קטנה יותר של חומרי גלם.
ב. כאשר החשבונית המרוכזת עבור הסחורה שהוזמנה במהלך החודש היא בסכום גבוה מהסכום אותו אמורים לשלם בפועל עבור הסחורה שהתקבלה ואין מעקב אחר הסכומים.
ג. כאשר חלק/כל הסחורה שהוזמנה פגומה ולא מקבלים חשבונית זיכוי/סחורה אחרת במקום הסחורה שהוחזרה.
ד. כאשר לסוכן/ספק יש מכסה שהוא תכנן להגיע אליה והוא מגדיל את ההזמנה שבוצעה מבלי ליידע את הלקוח ובפועל שולח יותר סחורה ממה שהוזמנה שעלולה להפוך לפג תוקף.
– כאשר אין ניהול נכון של המלאי ואין שליטה בכמויות חומרי גלם המוזמנות אחוז עלויות המזון עולות מכיוון שאין גידול בהכנסות בהתאמה לגידול בהוצאות המזון.
פיתרון:
יש להגדיר נוהל שבו נעשית בדיקה מסודרת של הכמויות שהוזמנו למול הכמויות המופיעות בתעודה ולמול הכמויות שהתקבלו בפועל, בנוסף צריך מנהל/בעלים שיעשה ביקורת אקראית או קבועה על הבדיקה שנערכה, יש לעדכן כל הבדל בין הכמות בפועל לבין התעודה ולהחתים את הנהג/ספק, בנוסף יש להוציא תעודת החזרה על סחורה פגומה או לא לחתום על הכמות מעבר לכמות התקינה שהתקבלה.
בלאי של חומרים:
א.אחסון לא ראוי של חומרי גלם כגון שמירת מוצרים קפואים בטמפ' נמוכה אך לא מספיק להקפאה, הפשרה של המוצרים שלא צורך שימוש בהם, שמירת מוצרים שאמורים להיות בקירור מחוץ למקרר או בטמפ' גבוהה מדי שלא מספיקה לקירור, חומרי גלם למאכל שהופכים ללא אכילים בעקבות מגע עם חומרי ניקוי, חומרים לא עטופים/מכוסים/סגורים בקופסה למרות שאמורים להיות מוגנים מהאוויר הפתוח וכו'.
ב. הכנות מקדימות לסרוויס של פיק צהריים/ערב בכמויות גדולות מדי ולכן בסיום היום נזרקים חומרי גלם שלא ניתן לאחסן ליום המחרת. (חותכים יותר מדי ירקות מהכמות שמשתמשים בפועל ואז הירקות לא טריים מספיק לשימוש חוזר וכו')
ג.מנות חוזרות בגלל טעות בהקלדה של המלצר/קופאי, מלצר/קופאי שלא הקשיב כראוי להזמנה (למשל מידת עשייה של הבשר), לא הסביר מה מכילה המנה (מקרים של אלרגיה לרכיבים מסוימים במנה).
ד. מנות חוזרות בגלל טעויות במטבח שלא קראו כראוי את הבקשות במנה, מידת עשייה לא נכונה של המנה בגלל חוסר מקצועיות/תשומת לב של המטבח.- כאשר יש בלאי גבוה של חומרי גלם בגלל התנהלות לא נכונה בבית העסק, אחוז עלויות המזון עולה במידה ואין גדילה בהתאמה בהכנסות.
פתרון:
הגדרת נהלים מסודרים לגבי אחסון ראוי של מוצרים, נהלים של בקרת מנהל על האחסון שבוצע, נהלים של כמות הכנות לכל משמרת והכשרה מסודרת ומקצועית של צוות העובדים/טבחים כיצד לקבל הזמנה, להקליד אותה, לקבל אותה, להכין אותה ולהוציא אותה.
התנהלות לא תקינה בשימוש בחומרי הגלם:
א. השאלת חומרי גלם למסעדות/עסקים שכנים.(לפעמים לשכנים חסר קצת ירקות/חומרי ניקוי/שתיה/לחם וכו' ומשאילים להם לשמור על "יחסים טובים").
ב. העברת סחורה בין סניפים ללא הוצאת תעודת משלוח מסודרת כדי לתעד בפועל את העלות המדויקת שכל סניף צרך בעלויות חומרי גלם.
ג. הזמנות מספקים שונים עם מחירים גבוהים יותר ולא מהספקים הקבועים בעקבות הזמנות קודמות קטנות מדי ומחסור מיידי בחומרים המאלץ ביצוע הזמנת השלמה.
ד. שימוש במוצרים לשם קידום מכירות ושיווק מבלי לסווג את העלויות לשיווק אלא להשאיר בסיווג של חומרי גלם לשם ייצור מנות.
– שימוש לא תקין בחומרי גלם מצריך הזמנות סחורה נוספות או הזמנות של אותן כמויות במחירים גבוהים יותר או שילוב של שניהם ומעלה את אחוז עלויות המזון מתוך סך ההכנסה.
פתרון:
הגדרת נוהל מסודר להוצאת סחורה שלא לשימוש עבור הזמנת לקוח, בין אם זה לצרכי שיווק וקידום או לשם מתן עזרה לגורם אחר, הגדרת נוהל להזמנות סחורה בצורה מסודרת ונכונה למניעת הפרשים וחוסרים בסחורה.
טעויות בהתנהלות עם כספים:
הקלדה ודיווח לא נכונים בקופה:
א. כאשר מוכרים מוצרים ללקוח ולא מקלידים את המכירה בקופה ומכניסים את הכסף לכיס. ("הכנסות בשחור")
ב.כאשר לא מקלידים בטעות את כל הפריטים/מוצרים בקופה (קופאי שלא שם לב לכמות הנכונה של הפריטים שעליהם צריך לחייב את הלקוח כמו לחייב על 2 מנות כשבפועל ניתנו 3 מנות).
ג. כאשר מחייבים עבור מוצר שונה מזה שהלקוח אמור לשלם עליו בפועל (חיוב עבור המבורגר כאשר הלקוח הזמין וקיבל סטייק).
– כאשר הלקוחות מקבלים את המוצרים בפועל אך אין חיוב בקופה יש עלייה באחוז חומר הגלם ביחס להכנסה
פתרון:
רצוי לוודא כי האדם בקופה עבר הכשרה ראויה ועושה בירור מדויק של מה שהלקוח רכש לפני החיוב כדי למנוע טעויות וכמובן שכל סכום כסף ששולם ע"י לקוח, מוקלד בקופה, כמו כן מומלץ שיהיו 2 מדפסות בונים, גם במטבח וגם בפרונט כל שתמיד יהיו מספר גורמים שיראו מה ההזמנה שיוצאת והאם היא תואמת לבון כדי למנוע טעויות.
גניבת כסף ששולם במזומן מבלי להקליד בקופה(ע"י עובד/מנהל):
א. עובד/מנהל שנותן מוצרים ללקוחות שמשלמים במזומן אך לא מקליד את החשבון בקופה ומכניס את הכסף לכיסו.
ב. עובד/מנהל המבצע בקופה ביטול עסקה של עסקאות ששולמו במזומן ואז מכניס את הכסף לכיסו.
ג. עובד/מנהל אשר מחזיר בכוונה עודף גבוה מדי לחבר/משפחה/שותף לדבר עבירה כדי להכניס את הכסף לכיס האישי שלו.
– כאשר עובד/מנהל מכניס כסף המיועד לקופה לכיסו האישי ההכנסות קטנות מאשר הן שאמורות להיות בפועל ואז עלות חומרי הגלם נשארת גבוהה כשההכנסה בפועל קטנה.
פתרון:
מומלץ להתקין מצלמות מעל אזור הקופה כדי לוודא שכל העובדים מודעים לכך שכל העברת כספים בין לקוח לקופאי וההיפך מתועדות, יש להגדיר נוהל בדיקה יומי של כמות עסקאות שבוטלו ובדיקה של סכומי הביטול, יש לבצע לקוח סמוי בעסק ולראות כיצד העובד/מנהל מתנהל כאשר הכסף נמסר לו שלא ליד הקופה.
מחיר לצרכן שלא הולם את העלויות:
א. טעויות בתמחור המוצרים כאשר לא לוקחים בחשבון את כל עלויות הישירות למוצר כולל נייר עטיפה/קופסאות עטיפה/שקיות אריזה וכו'.
ב. מתן הנחות למוצרים שלא נלקחו בחשבון בעת התמחור.
– כאשר התמחור של המוצר לא נכון או חורגים מן התמחור שנקבע בעקבות הנחות מכל סיבה שהיא, העלויות הישירות של חומרי הגלם עולות ביחס להכנסה למוצרים.
פתרון:
יש לבצע תמחור נכון באמצעות עץ מוצר מדויק ועדכני כולל נלווים (כגון עטיפות/שקיות וכו') ובדיקה שהעלות הישירה של חומרי הגלם לא חורגת מהאחוז שהוגדר עובר המוצר כאשר יש לקחת בחשבון סטיית תקן, חריגים, הנחות מאושרות ואינפלציה העלולים להשפיע על התמחור בטווח הקרוב, כמו כן יש להגדיר נוהל הנחות מסודר הקובע למי מותר לאשר הנחות ומה ההנחה שמותר לתת וכמות ההנחות שמותר לתת.
עלויות מימון שלא נלקחו בחשבון:
א. ביצוע ניכיון אשראי/צ'קים מוקדם (כאשר יש בעיה תזרימית ובית העסק מבקש להקדים את קבלת התשלומים שלקוח סלק/צ'ק דחוי והבנק או גוף פיננסי אחר גובה עמלה מסויימת, בית העסק מקבל בפעול פחות כסף מהסכום שהלקוח שילם בעקבות העמלות).
ב. תגמולים שלא נלקחו בחשבון לחברות שונות המפנות לקוחות (כגון וולט, תן ביס, סיבוס, משלוחה וכו').
– כאשר ההכנסה שלנו בעסק קטנה בגלל גורם מתווך שלוקח את חלקו מההכנסה למול הכנסה משוערת שהייתה אמורה להיות ללא הגורם המתווך, יש עלייה בעלויות המזון ביחס להכנסה בפועל.
פתרון:
יש לקחת בחשבון כל גורם העלול להשפיע על ההכנסה בפועל למול ההכנסה המתוכננת ולוודא שהגורם נלקח בחשבון בתמחור בנוסף לעלויות הישירות של המוצרים, כמו כן ניתן לבנות תפריטים מיוחדים עבור הגורמים המתווכים (וולט, גרופון וכו') אשר התמחור בהם עומד באחוז עלויות מזון שהוגדר מראש.
ביטול עסקה של לקוח לא מרוצה:
א. כאשר המוצרים שנמסרו ללקוח אינם תואמים את ההזמנה/חסרים/לא חמים מספיק/טעות בהזמנה (במקרה זה הלקוח שכבר שילם עבור המוצרים מבטל את העסקה אבל בפועל כבר בוצע שימוש בחומרים והמנות הוכנו).
ב. כאשר לקוח שכבר שילם מבטל עסקה לאחר זמן המתנה ממושך מדי לטעמו והמנות כבר בהכנה במטבח/בשלבי סיום הכנה.
– כאשר מכינים מוצרים ללקוח ואז מתבצע ביטול עסקה העלויות של מוצרים שהוכנו ולא שולם עבורם בסוף ישפיעו באופן ישיר על עלויות המזון.
פתרון:
יש לוודא כי יש נוהל שירות מסודר ללקוח כך שהוא יעודכן מראש על המתנה ארוכה מהרגיל כדי להמנע מביטולי עסקה, כמו כן יש לוודא שיש נוהל הקובע כי אדם האורז/מוציא הזמנה ללקוח מוודא לפני הוצאת ההזמנה כי כל הפריטים נמצאים, כולם הוכנו על פי ההזמנה ויצאו בסטנדרט העומד במוצר שמגישים ללקוח.
לסיכום:
בבית עסק שיש בו נהלי עבודה מסודרים, אמצעים מונעים לגניבות, עובדים ותיקים ומנוסים, חברי הנהלה אמינים המתפקדים כראוי ומחויבות/מוטיבציה של העובדים כלפי המנהלים והבעלים של העסק, שם תהיה התנהלות תקינה וכמעט לא יהיו הפרשים בעלויות המזון ביחס לעלויות המוגדרות ולכן מומלץ לכל בעל עסק להשקיע בשימור עובדים ותיקים ומנהלים איכותיים, בנוסף ליצירת נהלים מכיוון שבטווח הארוך, החיסכון של ההוצאות המיותרות בנוסף לבעיות פוטנציאליות בשירות עם צוותים שמתחלפים בתדירות גבוהה עולה על ההשקעה בגורמים הרלוונטיים ומאפשר צמיחה בריאה של העסק.
אם ישנם שאלות נוספות מוזמנים לפנות אליי בפרטי. אני תמיד כאן בשבילכם!
לשיחה ישירה עם אלעד הדר
*כל הזכויות במאמר שייכות ליועץ הבכיר חזי ביטון מקבוצת סאקסס
