עומס אצל מנהלים היא תופעה שכיחה במחוזותינו. לא פעם מנהל מוצא את עצמו עם ערימות של ניירת על השולחן, מכתבים שלא נקראו, רשימת טלפונים לחזור אליהם משלשום, הסכמים שהוכנו ללקוחות מלפני שבוע ומחכים לאישור וחתימה, חשבוניות מספקים, תשלומים שפג המועד האחרון לתשלום ועוד כהנה וכהנה.
איך יוצאים מהברדק הזה?
ישנן דרכים רבות ויעילות להפחית עומס ממנהל, אפרט כאן את חלקן. ישנה תופעה מוכרת וכאובה בכל חברה, עסק, משרד, חנות שביקרתי בהם (ולרוב גם בחיינו הפרטיים): "תנועה מפותחת". ולמה הכוונה? לדוגמא: בשעה 9:00 בבוקר מנהל ביקש מרונן להשוות מחירים אצל ספקית אינטרנט חדשה למשרד ולחזור אליו עם 3 הצעות.
כשיצא ממשרד המנהל הלך רונן להכין קפה ולקנות לעצמו ארוחת בוקר, וכשחזר אחרי חצי שעה פנה לסוזי, הפסיק אותה באמצע עבודתה, וביקש ממנה שתעזור לו למצוא את הטלפונים של הספקים הללו. לאחר מכן, הוא ישב יחד איתה בעמדתה לעשות את שיחות הבירור והשוואת המחירים יחד, תוך כדי שהיא מייעצת לו מה לשאול, כשאחד הספקים אמר לו שיחזור אליו עוד 20 דקות הם ישבו יחד והמשיכו לקשקש על בילויי הסופ"ש עד שנציג המכירות חזר אליו.
בינתיים הצמד הזה לא עבד ולא יצר תפוקה במשך שעה וחצי! לאחר מכן, רונן חזר לחדרו וסיפר למשה שישב איתו בחדר על ההצעות שהוא קיבל ואולי כדאי לו לעבור לספקית אינטרנט אחרת גם בבית, הם התייעצו על כך במשך כחצי שעה. בינתיים סוזי לא הספיקה לסיים את המטלות שהמנהל הטיל עליה באותו בוקר והיא נכנסה אליו לחדר בתלונה שהוא העמיס עליה הרבה דברים והיא לא מסוגלת לעמוד בכך, היא שטחה בפניו את טענותיה, על השכר ועל הזמן המועט שיש לה ועל העומס בתפקיד ועל כך שהיא בעצם זקוקה לעוזרת אישית, היא ישבה בחדר המנהל 40 דקות שלמות, לבסוף הוא אמר לה שהוא יחשוב על מה שאמרה ויחזור אליה עם תשובה, לפני שיצאה מחדרו היא סיפרה לו על השוואת המחירים שעשה רונן ועל התוצאות והביעה את דעתה על החברה המשתלמת ביותר.
כשסוזי יצאה, רונן נכנס עתה גם הוא לחדרו של המנהל, הוא פרס בפניו את שלוש ההצעות שהשיג והתלבט יחד איתו אם כדאי גם לעבור לספק חדש גם בביתו הפרטי, כי אחת החברות הציעה לו דיל ממש משתלם. השעה הייתה כעת 14:30 בצהריים, בשעות האבודות הללו בהן המנהל ישב וקיבל מסרים רבים בעל פה, המשרד היה מנותק מאינטרנט, התפתחה תנועה רבה מדי במשרד בעקבות מטלה פשוטה שניתנה בשעה 9:00 בבוקר ואמורה הייתה להסתיים תוך מקסימום 20 דקות. פלא בשעה 17:00 כשרוב העובדים יוצאים הביתה המנהל מתפנה לנהל את העסק שלו ולא לכבות שריפות ולהקשיב לבעיות של עובדיו?
לא חלילה שדלת המנהל אינה צריכה להיות פתוחה בפני עובדיו, אולם אם התקשורות מהם היו מועלות על הכתב ומונחות על שולחנו או בתא תקשורת על שמו המיועד לכך – הוא היה חוסך שעות ששוות זהב(!!!) בהן יכול היה לנהל ולקדם את העסק שלו עוד חמישה צעדים קדימה!
אם רונן היה פונה ישירות לביצוע המטלה מבלי לגזול מזמנה של סוזי – זמן עבודה רב היה נחסך והתפוקה הייתה עולה!
אם סוזי הייתה מתמקדת בעבודתה ולא "עוזרת" במטלות של אחרים, זמן רב היה מתפנה לה, וגם אם הייתה מעלה את טענותיה אל המנהל בכתב ואף מציעה פתרון לכך – הייתה חוסכת לו ולה כמעט שעת עבודה שלמה ואף יכולה הייתה לקבל אישור מיידי, אם היה מוצע פתרון – המנהל לא צריך לחשוב על הפתרונות לעובדיו, הם צריכים להוריד ממנו בעיות! עובדים יעילים באים עם פתרונות ומקלים על המנהל ולא מוסיפים לו עוד על העומס, התפקידים והסמכויות שיש לו.
בנוסף לכך, המנהל שמע פעמיים את הצעות המחיר של ספקיות האינטרנט – דבר מיותר ובזבוז זמן משווע.
ככה זה היה צריך להיות, אפקטיבי ויעיל:
רונן קיבל מטלה > רונן מבצע את המטלה בזמן מינימאלי בעצמו בלבד > רונן מעלה את התוצאות על הכתב ומגיש זאת לתאו של המנהל = זוהי תנועה מינימליסטית ויעילה, אשר חוסכת זמן, תפוקה וכסף רב ולמעשה חוסכת "תנועה מפותחת" אשר יכולה להוריד עומס רב מהמנהל.
מה הלקחים שניתן להסיק מהמקרה הזה שמהצד נראה מאד מצחיק אבל במציאת מתרחש יום יום בארגונים רבים וסביר להניח שגם בשלכם:
- צריך להימנע באופן גורף מ"תנועה מפותחת" תנועה לא נחוצה ולא רצויה.
- חובה להשתמש בתקשורות כתובות בין העובדים למנהל ואף בין העובדים לבין עצמם
- חובה לטפל בתקשורות במהירות האפשרית מרגע קבלתן – לא להכניס זמן מיותר
- צריך להגיע למנהל עם פתרונות ולא לשים לו בעיות על קווי התקשורת שלו
ישנן עוד עשרות שיטות להפחתת עומס ממנהל, בינתיים יישמו את הכתוב לעיל וראו את הפלא – פתאום יתווספו לכם כאילו משום מקום עוד כמה שעות עבודה בשבוע ואולי אף ביום.
בהצלחה.
אלעד הדר, מנכ"ל Success ייעוץ עסקי
