כל אחד יודע שבני האדם שונים האחד מן השני, אפילו בין תאומים זהים יש הבדלים דקים, אשר מי שמכיר אותם טוב דיו יודע להבדיל בהם, עם זאת לכל האנשים יש יותר מן המשותף מאשר השונה, לכולנו שתי עיניים שנוכל לראות, אף שמאפשר לנו להריח, ידיים שמאפשרות לנו לחוש ולבצע משימות וכו'.
"אינטל", תקווה הקוסמטיקאית מרמת גן, רשת "קפה קפה", "פלאפל דוד" מתל אביב – כולם עסקים בגדלים שונים ובתחומים שונים, אך לכולם מבנה אחד. כן, זו לא שגיאת דפוס, לכל העסקים מבנה עסקי אחיד. בארגון של אלפי עובדים מספר עובדים מבצעים כל תפקיד ובעסק קטן לכל עובד ישנם מספר תפקידים.
כמות החלקים הארגוניים וכמות התפקידים שיש לבצע אינה משתנה מארגון לארגון ומעסק לעסק, כדי שכל עסק יוכל להתרחב בצורה יציבה כל שעליו לעשות הוא לשמור על מבנה ארגוני מסודר בכל שלב בצמיחתו. קצרה היריעה מלהתייחס לכל החלקים שעל ארגון להכיל, ולכן אתייחס לחלקים הרגישים ביותר וכן לבעיות הנפוצות ביותר שהבחנתי בהם באלפי עסקים קטנים כגדולים.
הקפידו לעשות שיווק כל הזמן ולא רק כשאין מספיק עבודה, תופעה שרווחת בעסקים קטנים היא הטירוף השיווקי שנעשה בתקופות בהן אין עבודה וברגע שנכנסת עבודה מתרחשת זניחה מוחלטת של השיווק כתוצאה מעודף עבודה, ואז כמובן נגמרת העבודה ופתאום מגלים שחייבים שיווק וחוזר חלילה, תופעת הנדנדה הזו גורמת לעסקים קטנים להרגיש מאד עסוקים כל הזמן אבל לעולם לא לצמוח. הפתרון הוא פשוט, דאגו להגדיר את תפקיד השיווק, לדוגמא, שעתיים בכל יום יש להתקשר ללקוחות פוטנציאליים ולהציע להם את השירותים של העסק.
כאשר אין עבודה סביר להניח שבקלות ימצא מי שיעשה את המטלה הזו, החוכמה היא שכאשר נכנסה העבודה למצוא מישהו אחר שימשיך לעשות את אותן הפעולות בדיוק, פקידה בחצי משרה, שתוכל לעשות את התפקיד הזה ועוד תפקידים רבים אחרים, תוכל בקלות לכסות את שכרה לאחר הכוונה בסיסית ביותר.
בשיווק הקפידו להפריד בין שיווק לקהל חדש ולקהל קיים, הקציבו לשניהם זמן מוגדר, מבצעים משלהם ותקציב שיווקי נפרד, שניהם חשובים באותה מידה ויש לשווק לשניהם, במידה ויש לכם את היכולת הארגונית אני ממליץ להפריד את הטיפול בהם לאנשים שונים בארגון.
מסיפורים לא עושים כסף ובטח שלא יכולים לנהל על פיהם לכן דאגו לבנות מערכת למעקב אחר תוצאות התפוקה של כל תפקיד ותפקיד, אין דרך אחרת לנהל עסק מלבד בדיקה סטטיסטית שמודדת את התפוקה של כל עובד, אתם משלמים על תוצר שאותו עובד אמור לייצר לא על הזמן שהוא נמצא במשרד. הגדירו מה המוצרים שכל עובד אמור לייצר, דאגו למצוא דרך פשוט לעקוב אחר הייצור של כל עובד ובקשו דוחות יומיים, רק כך תדעו מבעוד מועד היכן אתם עומדים.
אזור הדמדומים, מחלקה שב-90% מהעסקים נעדרת או לא מבוצעת כראוי הנה מחלקת בקרת איכות, אל תחכו לתלונה של לקוח, אם זה הגיע למצב כזה סימן שכבר פספסתם לקוחות רבים שלא הרגישו מספיק בנוח להגיד לכם שיש משהו לא מושלם בשירות או במוצר שהם קיבלו.
בקרת איכות הנה חלק בלתי נפרד משרשרת הייצור בכל ארגון בדיוק כמו שלא הייתם מוותרים על מחלקת הגביה או המכירות, אם זה אפשרי תסקרו כל לקוח ואם זה מורכב מדי או בעל עלויות לא הגיוניות עשו שימוש בסקרים מדגמיים, כך תאתרו תקלות, בעיות, אזורים טעוני שיפור, עובדים כושלים וכו'. דרך זו גם תציג אתכם כארגון שחושב לטובת הלקוחות שלו וכן תוכלו ללמוד רבות מהם הדברים שטובים בדרך שבה את מספקים את השירות או המוצר שלכם.
התרחבות אינה יד המקרה היא צירוף של פעולות נכונות שנעשו בקפידה, דאגו להגדיר מבנה ארגוני מסודר אפילו אם אתם עובדים לבד, רשמו אותו, הגדירו לכל תפקיד מטלות שיש לבצע ולוח זמנים ובמהרה תגלו שהתרחבות אינה מתרחשת כיד המקרה אלא באמצעות ניהול נכון.
בהצלחה,
אלעד הדר, Success ייעוץ עסקי.
