12 הכללים להבראת העסק
האם ידעתם שישנה שיטה להבראת העסק שלכם?
במאמר זה נדבר על השיטה שעוזרת לעסקים רבים לצאת מעתות משבר ואף לצמוח ולגדול בצורה משמעותית, וכן, גם בתקופת הקורונה בה אנו נמצאים. מדובר בשיטה שמבריאה חברות לא רק בעתות משבר הקשורות במצב השוק, כמו הקורונה, אלא גם בשיטה שעוזרת לחברות שנמצאות במצב קשה הנובע מהתנהלות לא נכונה שעשויה להביא להפסדים כספיים רבים.
הרבה מהעסקים ובעיקר החברות הגדולות, נכנסו לקשיים בגלל המשבר שפוקד אותנו בחודשים האחרונים עם הקורונה. הבעיה הגדולה ביותר היא עם העסקים הגדולים דווקא. ככל שמחזור המכירות גדול יותר, כך יש יותר מחלקות ונושאים שיש להתייחס אליהם ולטפל בהם. הרבה מאוד מהלקוחות שעברו איתנו תהליך כזה של הבראה, הצליחו להבריא את העסק שלהם באמצעות השיטה בה אנחנו עובדים.
כשאנחנו ניגשים לכתוב תוכנית עסקית להבראת העסק, אנחנו לוקחים בחשבון מספר פרמטרים שיש להתייחס אליהם:
- המצב הפיננסי הנוכחי ויצירת תוכנית פיננסית – בדיקת רמת הרווחיות, מקורות מימון ותזרים המזומנים.
- גובה ההכנסות בחלוקה לקטגוריות מוצר כולל ממוצע לעסקה, בדיקת תמחור המוצרים או השירותים
- בדיקת הסיבה האמיתית להגעה של החברה למצב המשבר, כפי שאנחנו קוראים לה, RW – Real Why, על ידי בדיקה של כל מחלקה וכל תפקיד ומציאת כשלים תפקודיים.
- גיבוש תוכנית פעולה ליציאה מהמשבר וכתיבת תוכנית אסטרטגית.
כחלק מתוכנית ההבראה שאנחנו מתאימים לכל עסק על פי אבחון מצבו, אנחנו משתמשים ב- 12 כללים יישומיים שהוכחו כיעילים בתהליך ההבראה.
12 הכללים שיעזרו לכם לצאת ממצב של משבר
- פיתוח עסקי – פיתוח עסקי הכרחי תמיד, אבל במיוחד בתקופה של משבר. כל עסק צריך להתאים את עצמו לשינויים שמתרחשים בשוק על ידי בניית מוצרים חדשים והתאמתם לקהל הלקוחות שלו. ככל שיש יותר מוצרים ושירותים, היכולת לגבות מחירים גבוהים טובה יותר. מחירי מוצרים נשחקים אם לא מפתחים מוצרים חדשים שניתן לגבות עליהם מחירים גבוהים יותר. דוגמה לתהליך של פיתוח עסקי כזה, עשינו עם אחד מלקוחותינו הגדולים – רשת מקומונים שבזמנים טובים יותר העסיקה 200 עובדים ועשתה מחזורים של מיליונים בחודש. רשת מקומונים זו גבתה בעבר 4,000 ₪ על מודעה ולאחר שחיקת המחירים הצליחה לגבות על אותה מודעה 1,000 ש"ח בלבד. בנינו איתם מוצרים חדשים שעיבו את סל המוצרים שלהם והוספנו מחלקות ושירותים נוספים שאינם רק מודעות בעיתון, אלא סל שירותים מלא ונוסף שבאמצעותו הצלחנו לייצר הכנסות נוספות.
- שינוי שיטת התגמול של העובדים – שיטת התגמול לעיתים לא תואמת את המצב הנוכחי. כלומר: יכול להיות שחברה משלמת עבור התפוקה של עובדיה תגמול גבוה מידי שהוא לא כלכלי לה. בחברות גדולות עם הרבה עובדים, שיטת תגמול לא נכונה וגבוהה ביחס למצב, יכולה ליצור בעיות תזרימיות והפסדים. לדוגמה: בתהליך הבראה שעשינו עם אחת החברות הגדולות אותה אנחנו מלווים, גילינו שהעלות של סך כל שירותי התמיכה שהם נותנים לאנשי המכירות שלהם, כולל התגמול שלהם פר מכירה, יוצא לא כלכלי. בחישוב מדויק של העלויות מול התפוקה, גילינו שמפסידים על אותה מחלקה 227,000 ₪ בחודש. בניתוח שעשינו, גילינו שהסיבה לכך הייתה נעוצה בשירות אחד שהחברה התחייבה לתת למחלקה, ששחק את הרווחיות בצורה משמעותית והיווה 50% מהעלות של אותה מחלקה. הפתרון שיצרנו היה שינוי שיטת העבודה באמצעות שינוי המסלולים ותוכניות התגמול של אנשי המכירות.
שיטת תגמול נכונה תהיה שיטה שמייצרת מוטיבציה אצל העובד ושיטה שהיא מדורגת. בדרך כלל, מתגמלים את אנשי המכירות בשיטה גנרית שמתגמלת באחוזים קבועים על סגירת עסקאות. לדוגמה: 5% על כל עסקה שנסגרת. צריך קצת "לשחק" עם זה ולרתום את העובדים לחברה ע"י משחקים ותחרויות.
- רה-ארגון לעסק – מה צריך לארגן מחדש בעסק כדי שהוא יתפקד טוב יותר ויהיה רווחי יותר. באחת החברות שאנחנו מלווים למשל, מצאנו שיש כפילויות של תפקידים. מנהל משאבי אנוש לכל מחלקה, במקום שיהיה מנהל משאבי אנוש אחד לכלל החברה, או מנהל פרסום לכל מחלקה במקום מנהל פרסום אחד לכלל החברה. ביצענו רה-ארגון ופירקנו את החברה למטה ויחידות רווח, כשלכל יחידת רווח הגדרנו איזה תפקידים היא מקבלת מהמטה. בנוסף, בנינו צורת התחשבנות של היחידות מול המטה כדי שנוכל לנתח איזה מהיחידות רווחית ואיזה לא והצלחנו לחסוך כסף במשכורות ובכפילויות של תפקידים. מה שחשוב בתקופות משבר זה להסתגל לשינויים בשוק ולבצע שינויים הכרחיים כדי להמשיך ולשרוד.
אנחנו עובדים עפ"י שיטה ייחודית שמתבססת על מודל לוח ההתארגנות לניהול העסק. על פי שיטה זו, לכל ארגון צריכות להיות 21 מחלקות ו-156 תפקידים שונים. בהרבה מן המקרים, חלק מהמחלקות לא קיימות כלל או מתפקדות בצורה רעועה, מה שמוביל לנטישה של לקוחות ולהפסדים. כשמבצעים רה-ארגון לעסק, צריך לבצע אבחון של המבנה הקיים ולבדוק איזה מהתפקידים לא מאוישים כלל ואיזה תפקידים מבוצעים בצורה כושלת. באמצעות ארגון מחדש , ניתן להעלות רווחיות של חברה שנמצאת במשבר.
- פיננסים – על בעל החברה להיות מעורב בניהול הפיננסי של העסק שלו, לנהל את התשלומים והתקבולים ולא להסתמך רק על רואה החשבון שלו שעוסק בהוצאות והכנסות. יש לבנות ולנהל תזרים מזומנים מסודר שיכלול גם צפי מכירות וגם צפי קניות, כדי שההתנהלות תהיה נכונה ולא מתוך מקום של חוסר וודאות עד מתי הכסף יספיק לי. בנוסף, יש לבדוק את ההלוואות הקיימות, האם צריך לפרוס אותן מחדש כדי להפחית את ההחזרים החודשיים? אולי אפשר לקבל ריביות טובות יותר? האם איחוד של כל ההלוואות יעזור בהתנהלות נכונה עם תזרים המזומנים? לדוגמה: אם אני לא יכול להחזיר עכשיו 15,000 ₪ בחודש, אלא רק 9,000 ₪ לחודש לסך כל ההלוואות שלי, הדרך הנכונה היא ללכת לבנק עם תוכנית מסודרת של פריסת התשלומים שאני יכול לעמוד בה ועם תוכנית ההבראה של העסק שלי. ברגע שהבנק רואה שיש לי תוכנית מסודרת ואני מתכנן איך להבריא את העסק שלי, הסיכויים עולים במאות אחוזים שאקבל אישור מהבנק לפריסה מחודשת של ההלוואות.
- המוצר – התאמת סל המוצרים של החברה למצב המשתנה של השוק. לדוגמה: מאמן כושר שלא יכול לאמן בסטודיו ויוצר שעורים דיגיטליים למתאמנים שלו, או יועצים בתחומים שונים שיכולים לבצע ליווי טלפוני או שיעורים בזום. המוצרים החדשים יוכלו לשמש אתכם גם מעבר לתקופת המשבר. יצירת מוצרים דיגיטליים הם נכס לחברה שיישאר לטווח ארוך.
- דיגיטציה – פיתוח מוצרים דיגיטליים כדי להגדיל את הנוכחות ברשת ויצירת תכנים כדי לבנות קהילה של עוקבים. השקיעו בנתינת ערך לקהל הלקוחות שלכם. אתם יכולים להתחיל בצורה פשוטה, גם אם אין ציוד מתאים כמו מיקרופון או מצלמה מקצועית, אבל תשאפו תמיד להשתפר. אל תיכנעו למצב – חשבו איך ניתן להמשיך ולמכור את המוצרים שלכם אונליין. בעל עסק צריך לדעת איך לייצר תוכן. כשאנחנו ניסינו להבין מהן הדרכים ליצירת תוכן, הגענו ל 54 דרכים שונות ליצירת תוכן, ולא רק פוסטים ולייבים בפייסבוק. צרו תכנים איכותיים ושדרגו עצמכם כל הזמן. לדוגמה, יש לנו לקוחה ספרית שהתאימה עצמה לתקופה ע"י שליחת קיט של צבע ללקוחות שלה לצביעת שיער עצמאית. היא יצרה סרטוני הדרכה בהם היא מסבירה, שלב אחר שלב, איך לצבוע את השיער. על ידי היצירתיות שלה וההדרכות הדיגיטליות שיצרה, היא הצליחה להכניס כספים בתקופת המשבר.
- מוטיבציה של העובדים – במצב בו חלק גדול מהעובדים בחל"ת, צריך לשמר את המוטיבציה של העובדים הקיימים. חישבו מה אתם יכולים לעשות כדי להעלות את המוטיבציה שלהם כדי שלא יכנסו לחרדות מאיבוד מקור הפרנסה שלהם. אחת הדרכים היא לחבר את העובדים לכל מה שקורה, לשתף אותם בקשיים ובתוכנית הפעולה שיצרתם כדי לצאת מהמצב הקשה. תנו להם הרגשה שהם חלק חשוב מהחברה ושיש להם תפקיד חשוב ביציאה מהמצב הקשה.
- ספקים – ספק הוא שותף בעסק שלך. הוא שותף גם להצלחות וגם לבעיות. אם יש בעיה, חלק מהפתרון נמצא אצל הספקים שלכם. אפשר לבקש מהספקים פריסה טובה יותר של תשלומים, מסגרת אשראי גדולה יותר, ניתן גם להפוך את הספקים לשותפים שלכם ע"י רתימתם למבצעים משותפים, כמו למשל, הוצאת ניוזלטר לכלל הלקוחות של העסק עם מכירה של המוצרים של הספק.
אחד מלקוחותינו – רשת חדרי כושר, לקחו את שירותינו כדי להבריא את העסק שלהם ורתמו את הספקים שלהם שיעזרו להם בהתמודדות עם המשבר שנקלעו אליו עקב ניהול כושל. בניתוח של הרשת גילינו שאם מצמצמים 5% מהמשכורות של העובדים ו-7.5% מהוצאות הספקים, הרשת הופכת לרווחית. הוצאנו מכתב לכלל הספקים עם בקשה להורדת התשלומים ב 7.5% עד סוף השנה (המכתב נשלח ביוני) במטרה להבריא את הרשת, כדי שנוכל לשרוד ולהמשיך לשלם להם. עוד כתבנו שבמידה והספקים יסכימו, אנחנו מתחייבים להמשיך ולעבוד איתם לפחות שנה נוספת מבלי לגעת במחירים. גם לעובדים הוצאנו מכתב אחיד בו הסברנו את המצב, כתבנו שאנחנו יודעים ששינוי שיטת השכר נחשב להרעה בתנאים ומי שלא מעוניין יפוטר ויקבל את כל הפיצויים על פי חוק. אף אחד מהספקים לא עזב כתוצאה מכך ואף העריכו את מה שעשינו. מבחינת העובדים – הייתה עזיבה של 2-3 עובדים מסך של 120 עובדים. לרוב העובדים היה שווה להישאר בזמן מימוש תוכנית ההבראה בידיעה שמדובר בקיצוץ זמני.
- קהל קיים – פיתוח מוצרים לקהל הקיים, איזה שירותים נוספים אתם יכולים למכור להם כדי להגדיל את ההכנסות שלכם. ניתן ליצור חבילות שירות חדשות, אפשר גם לפנות ללקוחות הטובים שלכם ולבקש להקדים תשלומים – בקשו עזרה מהקהל הקיים והנאמן שלכם. אפשר לבקש מהלקוחות הקיימים שירכשו עכשיו שירות עתידי. לדוגמה: קוסמטיקאיות שיכולות להציע טיפול עתידי שישולם מראש.
- פנייה אל כל הלקוחות הנוטשים ולהחזיר אותם לשירות באמצעות הצעה עם הטבות אטרקטיביות.
- מדידת תהליכים וניתוחם – מה שלא מודדים לא ניתן לנהל. זה הזמן לדייק ולבדוק את כל נתוני העסק ולנתח אותם, כדי להגיע ליעדים שהצבתם. עבדו עם נתונים מדידים. סטטיסטיקות הן לא רק למכירות כמו אחוזי מכירה/סגירה, צריך למדוד כל דבר בעסק. גם לעובדי/ות אדמיניסטרציה למשל ניתן להגדיר נתונים מדידים לבדיקה באמצעות כמות הפעולות שהם עושים ועל ידי זה ניהול תהליכים. לדוגמה: בית דפוס שליווינו רצה לגדול ועל כל מכונת דפוס שרכש גייס עוד 2 עובדים נוספים. באבחון שבצענו, גילינו שבעבר על כל 100,000 ₪ הכנסות היו לו הוצאות על 2 עובדים. בגיוס העובדים הנוספים, המחזור נשאר 100,000 ₪ וההוצאות על העובדים עלו. כתוצאה מכך, הגדרנו מדדים נכונים לכל תהליך, יצרנו סטטיסטיקות שניתן למדוד ולראות מגמות שינוי לאורך זמן וביצענו תיקונים בהתאם. במקום שהעסק ימשיך להפסיד ויפשוט רגל, באמצעות ניהול התהליכים ומדידה של הנתונים, העסק הפך למשגשג.
- התאמת ההוצאות למצב הנוכחי – בצעו התאמה למצב החדש וקצצו את ההוצאות שלכם. לדוגמה: קיצוץ בכוח אדם או ביטול של שירות ששילמתם עליו וניתן כרגע לוותר עליו, כמו: תן ביס לעובדים למשל.
השיטה של חברת Success לייעוץ עסקי להבראת העסק ניתנת ליישום בכל עסק, מכל גודל. כדי לעבור תהליך הבראה, יש לבצע אבחון מעמיק של כלל המחלקות בחברה ולמפות את הכשלים שגורמים להפסדים כספיים לחברה. לאחר מכן, יש לכתוב תוכנית פעולה ליציאה מהמשבר בהסתמך על האבחון שנעשה ולממש אותה צעד צעד. לקוחות רבים שליווינו בתהליך ההבראה כתוצאה ממשבר אחד שחוו כחברה, ממשיכים להשתמש בשיטה שלמדו בהתמודדות עם שינויים מתמידים בשוק ולאו דווקא בעתות משבר.
