ניהול זמן יעיל

כמה פעמים אמרת או שמעת את המשפטים: "אין לי זמן", "חבל שאין 25 שעות ביממה", "אני לא מספיק/ה כלום"?

בעולם המערבי בכלל ובישראל של שנות ה-2000 בפרט, המושג של זמן מקבל משמעות אחרת, של אטרף ולהספיק הכל-הכל ומהר מהר. אבל בכל הטירוף הזה אפשר לעשות קצת סדר, וכאן הייתי רוצה לספק לכם 10 טיפים לניהול יעיל של הזמן, בעסקים בפרט וגם בחיים בכלל:

מטלות, מטלות, מטלות

שבו וכתבו את כל המטלות הפתוחות שטרם בוצעו, אבל הכל כולל הכל! החל מלקנות קרטון חלב בסוף היום ולאסוף דואר מהתיבה ועד פתיחת סניף חדש לרשת. כל מטלה גדולה לפרק למטלות קטנות ולכתוב על דף את כולן. כל מטלה שצריך לבצע גוזלת מאיתנו יחידות תשומת לב, וכשהכונן מלא אי אפשר להוסיף עוד או שבמקרה "הגרוע" פשוט מתחילים להשמיט ולשכוח. רשימה ארוכה ככל שתהיה תכניס קצת סדר, תציג את התמונה האמיתית של מה שיש לנו לעשות, ותפנה עוד מקום לדברים חדשים.

לוחות זמנים

כעת משיש בידכם את הרשימה באורך הגלות, חלקו וסדרו את המטלות לפי : מה לעשות בשעה הקרובה, עד סוף היום, עד סוף השבוע, עד סוף החודש, עד סוף השנה. החלוקה של רשימת מטלות ארוכה ואינסופית למעין קטגוריות של לוח זמנים שוב תשיג את אותה מטרה, סדר וניהול נכון של זמן.

בול פגיעה

ברגע שהתחלת מטלה אחת, כדאי ורצוי לבצע אותה בשלמותה עד לסיומה המלא. כל מחזור של פעולה צריך להתבצע באופן ישיר ללא עצירות ושינויים בדרך. אם אתה צריך לגרוס קרטון דפים, אל תעצור באמצע לקפוץ למוסך ואחר כך לכתוב מייל תשובה לעובד שלך ואחר כך להמשיך בגריסה. אם הקצבת (כמו בסעיף 2) זמן מסוים למטלה מסוימת, אזי מחובתך לסיים אותה עד הסוף כדי להתפנות למטלה הבאה, כל תנועה שנכנסת במהלך משימה מסוימת מאריכה את הדרך וגוזלת זמן יקר.

תקשורות פתוחות

כל תקשורת פתוחה כדאי לבצע בכתב באמצעות דואר אלקטרוני, זה תמיד יהיה קצר ויעיל יותר משיחת טלפון ארוכה. אם התקשורת חייבת להיות בעל פה בטלפון, כדאי לבצע שיחות במהלך נסיעה בדיבורית ולא בזמן עבודה במשרד, בו ניתן לעשות פעולות אחרות שמצריכות את המשרד או המחשב למשל.

הקדישו זמן למנוחה

החיים הם אטרף של משימות,אירועים ודברים שממש חייבים לסיים. אבל אם לא תקדישו זמן בלוח הזמנים שלכם לשינה, אם זה אפשרי באמצע היום לתנומה קצרה או בסוף השבוע , ובהכרח שנת לילה מסודרת. חוסר שעות שינה נותן לכם כביכול עוד זמן לעבוד ולהספיק דברים, אולם הגוף זקוק לכוחות ולאנרגיות שלו (לא רק באמצעות קפאין ומזון) וכדאי לתת לו את זה כמו שצריך על מנת שנוכל לבצע כל מטלה שיש לנו בצורה המהירה, החדה והערנית שאפשר וכך נחסוך "זמן תשישות" שמעכב יותר מאשר מועיל לנו.

טלפונים סלולאריים

הטלפונים הסלולאריים הופכים אותנו לזמינים 24 שעות ביממה, כשאנחנו לא יכולים לענות, אז משאירים לנו הודעה במשיבון ואז אנחנו צריכים להחזיר שיחות חזרה לכל מי שהתקשר בזמן שהיינו בפגישה למשל. מומלץ להשאיר הודעה במשיבון בנוסח: "ניתן להשיג אותי במשרד או לשלוח SMS ולא להשאיר הודעות במשיבון" – דבר זה מקצר לנו את החזרת התקשורות וגם ייתכן ובמשרד יוכלו לטפל בפנייה וכך אנו מנצלים את הזמן שלנו באופן יעיל יותר, כי בקלות אפשר לשרוף שעה על טלפונים חוזרים.

קבלו כמה שיותר החלטות בעצמכם

לרוב אנו נוטים להתייעץ עם אחד או עם כמה אנשים בנוגע לקבלת החלטות.ישנן החלטות חשובות ומשמעותיות שאכן כדאי ומומלץ להתייעץ לפני שמקבלים אותן (עם כמה שפחות אנשים בדרך כלל), אולם נסו לקבל את רוב ההחלטות הפשוטות והיומיומיות, שאינן הרות גורל, בעצמכם! כך תחסכו זמן רב והתייעלות בעבודה.

מדדו תוצאות

סביר להניח שיש פעולות בעסק שמתבצעות במשך שנים ללא מדידה או בדיקת יעילות. נניח ואתם מפרסמים במשך כל שבוע מודעת מבצע אחרת במקומון, כל העלאת מודעה כזאת לאוויר כרוכה בשעות של עבודה, טלפונים, ישיבות ורעיונות. האם אי פעם נבדקה באופן רציף ועקבי הסטטיסטיקה של כמה פניות נכנסו מפעולה זו? אולי להושיב איש/אשת טלמרקטינג תכניס יותר פניות ותחסוך לכם זמן יקר יותר שאתם או מספר עובדים שלכם "נאלצים" לבזבז?

זמן = כסף!

משפט מוכר, לא? – אם ישנה פעולה או מטלה שתוכלו להעביר הלאה כמו איש מקצוע שיגייס עבורכם כוח אדם או עובד שילך למוסך ויאסוף דואר בבוקר – פעולות שבצורה המיידית יעלו יותר כסף, מאשר תבצעו אותן בעצמכם, אולם הזמן שלכם כמנהלי העסק שווה יותר מכך, בזמן שהתפנה תוכלו לקדם, לפתח ולמנף את העסק שלכם קדימה – דבר שאחר לא יעשה בשבילכם, והעלות מול תועלת הזמן שווה הרבה יותר.

להיות כאן ועכשיו

במהלך ביצוע מטלות העבודה נסו עד כמה שאפשר לבודד עצמכם מהעולם החיצון, ולמה הכוונה? מומלץ לשמוע ולקרוא כמה שפחות חדשות בזמן העבודה (שמסיחות את תשומת הלב), לעשות "אתחול מחדש" ולנקות את הויכוח עם בן או בת הזוג מאתמול בלילה (עדיף לפתור את זה לפני תחילת יום העבודה) ובעצם לדאוג לעצמך שכל כולך תהיה בזמן עבודה הכי יצרני שאפשר. כשהמחשבות נודדות על הבית, על החברים, על המריבה, על החדשות הרעות שיש בעיתון או באינטרנט – קשה מאד להתרכז ולהיות חד בפעולה המתבצעת, ואם אתה לא שם לגמרי ב100% יכולות לקרות טעויות, דברים יכולים לקחת יותר זמן ולפתע נראה שהיום עבר חלף לו בלי הספק ובלי ייצור. לכן, היו כאן, בזמן הווה, בלי הסחות דעת ובלי לרחף במחשבות וראו איך קצב העבודה משתפר פלאים ובזמן שהספקתם בדרך כלל משימה או שתיים – תספיקו עכשיו כפול!
שיהיה בהצלחה כי חבל על הזמן,

שלכם,

אלעד הדר, מנכ"ל
קבוצת Success ייעוץ עסקי.